MM

O homem, desde sempre, se valeu da criatividade para derrotar seus inimigos atávicos: a fome, o cansaço, a ignorância, o medo, a feiúra, a solidão, a dor e a morte. Após pesquisas, temos certeza de que hoje, mais do que nunca, as descobertas científicas e as obras-primas artísticas são resultado do aporte coletivo e tenaz de trabalhadores, troupes, teams, squadre e equipes, e não de gênios individuais. (Domênico De Masi)

terça-feira, 25 de junho de 2013

Motivation

Defining motivation (inner beliefs)

Assets, vehicles, machines are both useless without humans beyond the scene. People say people are the most important asset of any organization. I quite agree with this statement since it is the brain (people’s mindset) that could drive the entire organization towards a common purpose. Thoughts are the source of all actions.

People passionate to a certain mission are extremely powerful. Therefore, managers are seeking more and more to discover how to motivate people on a daily basis. 

Motivation is the willing to act.
Recently, researches have proved that motivation comes from inside, not from external factors. Just ask your staff what motivates him. As simples as that!  

Another important research made in 2005 by Towers Perrin with 86 thousands employees among 16 countries concluded that only 14% of people are really giving their best. While 85% of people, are working with less than their 100% potential. Either because of high bureaucracy throughout the organization, strong hierarchy or lack of objectives.
      
Well, before continuing the text, I’d like to share a believing that I think has close connection to this subject. I was asking myself a couple of days ago, how is it possible change people’s behavior?

There is a National Geographic program called “Dog Whisperer” which shows dogs with behavior problems and in all occasions the master use to correct the owner’s behavior’s first as pack leaders. The program’s most famous slogan is: “Exercise, discipline and affection on a daily basis”.

Despite it solves quite well for dogs, and I personally think this recipe could also help on changing people, I concluded that humans just change their behavior for a strong reason. A reason that they are fully convinced that it is the correct way. It should have the fundamentals on their personal values and beliefs.

So what could change a person’s behavior?
A religion, for instance.
Maybe this could be the only way to change the behavior of a person.

Of course, I don’t want to point out here which is the correct religion to be followed but to highlight that by having a strong believe inside, any human could move and behave accordingly.

Coming back to the subject…
Yes, it’s right. Managers have to start to create a culture through the organization that could become a religion inside people’s heart and mind. Leading employees to the same purpose will create a strong frontline of workers that will possibly create the most competitive advantage of the company.

How to motivate?(recognizing needs)

As mentioned above, the first step is to involve all staffs, from the bottom to the top of the organization and investigate what motivates them. It is important to know them deep inside. Ask questions focused on discovering their beliefs and desires. Find out what really matters to them.

You are probably asking yourself: my company has more than 1.000 people, how can I manage to merge all beliefs and desires to a unique philosophy that everybody will get touch of it?

It is not an easy job, but as individuals, people must be treated individually. And I cannot deny that each one will have their own way to be motivated. Thus, the role of the leadership from all board of managers and supervisors will make the difference in big companies. The responsibility will be shared among the leaders and each one will find out for every people from their team what motivates them.

A simple formula is wearing your colleague’s shoes. Always you have to be aware of what will interests the other party. For example: while motivating your boss, you should be able to show that your idea will improve his job such as a changing of a management system to a faster and clearer one. While motivating a staff, you can show the importance of his job to the entire organization and provide empowerment by allowing him to take decisions (if this is what motivates him).

Studies show that compliments use to motivate more than criticizes. Show respect to gain respect. As all relationships, they have a beginning on trust. Trust your colleague is always acting in good faith (honesty).

Another important point to be reminded on how to motivate is to notice the actual situation of the person you are trying to motivate. According to the Maslow pyramid, there are 5 levels of needs and meeting your co-worker’s needs is a condition to keep him motivated.

They are:
  • Level 1: Physiological Needs: water, food, sleep, sex…
  • Level 2: Safety Needs: sense of security
  • Level 3: Social Needs: be part of a group
  • Level 4: Esteem Needs: be recognized by other people
  • Level 5: Self-actualization: achievements, winnings 

An exaggerated example just to illustrate: you will not motivate a hungry individual without food with compliments only, because their first level has not been fulfilled.    

Last but not least, the old and good communication. This is probably one of the most important. Be sure that your communication with them is being effective. Communication is too much more than a simple “good morning” looking to their eyes every early morning. It is also your body language. You must transmit commitment and balance through your words and your body.

Communication is also “what” and “how” to pass information. One of the key factors to demotivate people is the gossip. The lack of communication helps to rise up gossips throughout the entire organization.

Listen and observe (constantly assessment)

As the world is in a constant changing, so does the market and do the people. A manager has to establish on a daily basis the task to assess their individual’s motivation situation. The exercise to listen to them and observe their behavior will bring lots of insights about their situation. For example: smiles, works delivered on time without mistakes, punctuality and other are signs of motivation. While, absenteeism, lack of new ideas and suggestions, minimum self care about healthy and wearing for instance, can be signs that things are not going well.

But, more than assess is to prevent people’s motivation sink down.
There are a couple of things that could be done in order to maintain or even increase motivation on medium and long terms.

Make people be part of the decision-making process. Invite them to define their targets together (not leaving behind the company’s strategy). It is important to the individual feel useful and important on the future of the organization.

Make yourself open and welcome to their suggestions and always considering their feedbacks. While not accepting them, give a good and reasonable explanation. It is highly appreciated when they execute their own ideas. 

Conflicts and problems are also opportunities to improve motivation. The point of view could make totally difference when good managers discuss problems with a “focusing on solution” mindset; bad managers are judging staffs and criticizing their failures.
Good managers invite people together and define new way to work rather than just spit down their orders.

Create a system of rewards that challenge the staff to give their best. Rewarding systems not adjusted to the reality of the team can demotivate as described below:
  • Challenges too easy to achieve will: create anxiously, delay jobs (people will sub estimate their work), foment lack of interest, rise idleness.
  • Challenges too difficult to achieve will: cause stress, promote internal fights (not healthy competitions), make people give up too easy.
Remember to reward according to what you expect. People react and focus on what they are being pushed and evaluated to do.

Review your way constantly to always be challenging them.

Celebrate and create a culture of victories. Small or big victories shall be registered and celebrated with enthusiasm as they will encourage going further to next levels.

Conclusion

This issue is polemic. And I assume there is no unique recipe. However, techniques and experience will support a manager to perform one of their most important roles: motivate people. It is important to reinforce that managers are suppose to create the environment and conditions to help people get motivated as per motivation as an inner feeling, people shall be open to be influenced and develop its own motivation. Thus, managers’ role is more on facilitating this move. 

It was clearly seen that people are motivated by the passion per an idea. Just be aware of what motivates your staff, colleague or superior by keeping close relationship with them. Listen to their beliefs and to the tasks that makes them happy at the work environment.

Motivate is the art to indentify and meet people’s needs. Finding what exactly motivate people and apply it will lead them to change their behavior.

It is important to make a constantly evaluation to always keep developing workers towards giving their best.
This theme is so complex but at the same time so important, that can easily change the future of your organization. Because, the secret of making things differently and better is inside people’s brains.

The probability of your company succeed is proportionally high according to people’s motivation.

Are you motivated to start change people’s life?…starting tomorrow? 

domingo, 5 de maio de 2013

Sustainability: while supplies last


This is the irresponsible attitude with which humans exploited the natural resources in times gone by.

In the 18th and 19th centuries, wood was the main raw material in Europe. Europeans cut wood wherever they were able to and whenever they need. And they needed plenty of it: wood for building, for heating and for producing basic commodities.

Furthermore, huge amount of forests have been torn down while farming started to take place over and over. This thoughtless depletion of wood brought bad consequences.

In 1713, astonished with the extreme scarcity of wood, Hans Carl von Carlowitz, a German accountant, coined the term sustainability or “Nachhaltigkeit” in German. He warned that to ensure the "continued use and sustainable" forest, the exploration volume could not be greater than its  potential of renovation.

Sustainability literally means continuity, stability, restoration, consistency or uninterrupted effect. Wherever this concept appears in history, it is always associated with crisis and scarcity situation.

The writer Carlos Alberto Julio, in one of his latest books, "The Economics of Cedar", brings a great example of Easter Island. It is assumed that the Polynesians occupied the island from the year 400 and there developed a strange and complex culture that included since written language, carving rocks until stunning forms of dance and music. It is presumed that the moai statues, carved out of volcanic material could achieve 75 tons weight and reach up to 22 feet tall. They were transported by tree trunks and controlled by primitive ropes for miles away to the places where sacred rituals were performed. When Westerners arrived at the island around 1722, they got surprised because there were almost no trees and instead of that, they found out lots of incomplete and abandoned sculptures. Among a thousand of statues, less than 400 were moved to sacred sites.

Archaeological excavations have proved that the island was covered by forests that gradually have been torn down to make room for agriculture, for constructing fishing boats and logically to transport the giant statues. Studies also concluded that the abandonment of the statues had a reason: the raw material had disappeared. The devastation caused a rapid process of soil erosion, by reducing crop yields and without canoes was almost impossible to fish. When the forest had gone, the civilization was divided into factions and the clans began attacking the statues of rival groups. At the end of this period of struggle, there was only 1% of the population. Among more than 10,000 inhabitants, only 100 survived the ecological and social disaster.

"It is now known that, unlike what was believed, the fall of great civilizations always mixes moral problems, management mistakes and disrespect against natural resources ... This combination of vices and mistakes repeats itself cyclically. Either we destroy the culture of irresponsibility or it will turn us into barbarians in the course of a few generations".

Some milestones:
 
  • 1945 - Nuclear weapons used in World War II have made the world to think collectively because the consequences could impact everyone. The creation of the United Nations (UN) was one of the manifestations of this preoccupation. Addition to the impact of nuclear weapons, other potential global impacts has been identified. 
  • 1968 - The Club of Rome, created by an international group of executives, scientists and leaders of governmental and nongovernmental organizations, sponsored a study to understand the interconnection of various aspects that could put humanity at risk, such as population growth, pollution, economic limitations and social conflicts. 
  • 1972 -The publication of the report "The Limits to Growth" contributed to the UN organized the United Nations Conference on the Human Environment - Stockholm Conference. More than 100 countries attended, including Brazil. It produced the Stockholm Declaration, adding to the international political agenda the impact of using the natural resources in the current model of economic growth. 
  • 1983 - Vienna Convention was established. It was the first instrument leading to actions, focusing on treat a global environmental problem: the preservation of the Ozone Layer. The earth's ozone layer plays an important role in protecting human health and the environment. 
  • 1987 – It was produced a document called "Our Common Future", also known as the "Brundtland Report", as a result of the work of the World Commission on Environment and Development (WCED), established by the United Nations. 
  • 1989 - Entered into effect the Montreal Protocol, when 29 nations more the European Union, responsible for 89% of the production of all hazardous substances to the ozone layer, have ratified it. The expected goal was to eliminate the use of products harmful to the ozone by 2010. 
  • 1992 - At the United Nations Conference on Environment and Development (UNCED) also known as the Earth Summit, took place in Rio de Janeiro, was produced Agenda 21, a comprehensive plan involving global, regional and local actions, signed by 178 UN member countries. This is an ambitious agenda, not only  for sustainable development but also to environmental awareness. 
  • 1993 - Was founded the Club of Budapest, a humanist association that brings together scientists, writers, business people, political and spiritual leaders, which also follows the same line. 
  • 1997 - Signed the Kyoto Protocol within the UN Framework Convention on Climate Change. It refers to the global warming and the climate changes caused by human activities over the past centuries, involving mainly the burning of fossil fuels, with consequences extremely relevant to humans and other forms of life on Earth. 
  • 2000 - The first UN proposal addressing the sustainability issue for companies was the Global Compact, released as a personal initiative of then Secretary-General Kofi Annan. In the same year, at the Millennium Summit, it were established the “Millennium Development Declarion” targets, in New York. Both 147 Heads of State and representatives from 189 countries joined the occasion. 

In short, these and other subsequent milestones began to express the preoccupation of the society about to sustainable development.

The society raised the flag of sustainable world and this movement influenced the corporate world. The leaders began to question how to be part of this, because they understood that society is changing. People are more connected, more aware, there is more transparency in business and companies are much more exposed and are charged much more for its performance.

Two recent surveys ordered from Exame Magazine, asked for business people and for public opinion: what is the mission of a private company in society? Look what they said: 

Business People 
  • Profitability to shareholders - 82%
  • Be ethical in relationships - 63%
  • Help on developing the country - 50%
  • The combination of growth with social justice - 47%
  • Generate jobs - 34%
  • Collect taxes - 14%
  • Develop community work - 5%
  • No harm ethics, beat the competition - 5%

Public Opinion 
  • Generate jobs - 93%
  • Help on developing the country - 60%
  • Develop community work - 42%
  • The combination of growth with social justice - 31%
  • Collect taxes - 29%
  • Be ethical in relationships - 19%
  • No harm ethics, beat the competition - 10%
  • Profitability to shareholders - 10%


Undoubtedly, business people answered that the mission of the company is to return profits to shareholders. However, when we look at the public opinion, before this, what does society expect from the companies? 
  • Jobs creation
  • Help on developing the country
  • Develop community work
  • Collect taxes 

Nobody doubts that the greatest mission of a business is to be profitable ... after all, without profit there aren’t: 
  • Generation of wealth
  • Growth
  • Employment
  • Social justice ... 

But we must understand that the role of the company has gain more importance and there is a small but growing number of customers and consumers who prefer and recommend products and services from companies that conduct business in an ethical and socially responsible way.

In recent past, conscious companies were recognized as visionaries while nowadays they have  competitive advantage and in the future they will be likely to of survive in its marketplace.

The closest meaning of the concept of corporate sustainability or corporate social responsibility is no more than “ensure the continuity of the business”. To allow the company to continue growing in a healthy way, it needs to understand the social and environmental factors that can affect your results, in a positive or negative way.

The Brazilian Institute of Corporate Governance - IBGC brings a concept of sustainability that I really like and summarizes what it is for companies:

"... an innovative approach to do business, as meaning sustain the economic and financial viability of the enterprises and at the same time preserve the environmental integrity for present and future generations and build relationships more harmonious into society, resulting in a positive and solid reputation.”

Companies can reduce costs and improve efficiency from environmental and social improvements in their operations and products.

For example:

The waste generated in the production process that can’t be recycled should be treated correctly taking into account environmental laws. This treatment has a cost to business. Therefore, the greater the efficiency in our production process and lower the amount of waste generated, the lower our costs and impacts on the environment.

Inefficiency is also a way of waste and when we focus on eliminating waste, we save resources. A responsible company is one that has an operation consistent with the resources it consumes and breaks with inconsistent processes through innovation. Einstein said, "Insanity is to keep doing the same thing and expecting different results."

In summary, we need to produce and consume smartly. For thousands of years men enjoy the natural resources and cause an imbalance that threatens civilization.

It has nothing to do with "hugging trees" neither on recycling waste. It is useless to promote selective collection in the office when you do not have the same consistency with the rest of the operation, from product development, in supply chain, in production, in the process of buying and selling, in distribution, in customer service, among others.

Fabio Barbosa, former president of Banco Santander in Brazil and current CEO of Abril S/A asked in one of his speeches: What are the impacts we have caused in all stakeholders with whom we interact? We are leaving a positive impact or causing damage?

I leave this question to instigate you on thinking... as companies and as citizens.

sexta-feira, 28 de dezembro de 2012

Liderar é uma ciência ou uma arte?

Quantas vezes já nos deparamos com essa questão e ao refeltirmos sobre uma possível resposta, a polêmica gerada pode tomar proporções gigantescas do tamanho da complexidade que é este tema. Seria uma ousadia de nossa parte propor uma receita de sucesso aos experientes ou futuros líderes que lêem esse texto. Não há e talvez nunca existirá um modelo definitivo que garanta um bom resultado. Desde os primordios, naturalmente, a liderença brotou em meio a sociedades. Pessoas famintas por tomarem decisões e outras desapegadas à este status e voluntariamente decididas a seguirem alguém, encaixaram-se como engranagens fazendo rodar alguma evolução. Grupos étnicos, famílias, organizações e comunidades, compostas sempre deste indivíduo mais propenso a opinar e decidir e de outro mais inclinado a seguir, deram seus passos inspirados por uma crença disseminado com propriedade entre os povos ao longo do tempo. A liderança é eficaz quando o líder inspira e mobiliza uma ou várias pessoas a cumprirem com o seu plano por vontade própria. Isto é, quando um subordinado acredita piamente de que o que irá realizar é indiscutivelmente o melhor a ser feito. Ironicamente, mesmo que não seja o melhor. Procuramos com muito cuidado a palavra certa e parece que “inspirar” realmente seja a essência da liderança. Ela opõe-se a tudo que tenha uma conotação de forçar uma pessoa a fazer o que não acredita. Exercer o cargo fazendo uso da hierarquia para obrigar subordinados a fazerem o que é mandado pode descrever melhor o ato de chefiar ao invés de liderar. Pessoas inspiradas e motivadas seguem naturalmente seus líderes. Mas, como ser um líder inspirador? 

1) Fé, esperança e princípios. Desde os mais antigos registros da história até os dias de hoje, vários grandes líderes famosos passaram e deixaram rastros que podem servir de guia para achar a tão procurada fórmula. Inevitavelmente, remetemos a um dos mais seguidos de todos os tempos: Jesus. Tamanha foi sua importância, que mesmo depois de 2000 anos após sua morte, milhares de pessoas ainda o seguem. Poderíamos estudar toda sua história a fundo e achar inúmeras práticas realizadas durante sua passagem na terra. Dentre as principais lições, talvez a maior de todas foi a fé. Por meio da esperança trazida ao seu povo, convenceu muitos de acreditar em algo que não podia ser tocado e visto. Jesus também nunca foi contra os seus princípios. Aliás, princípios esses pautados em algo de valor, em algo bom, em características positivas aos olhos de um povo. O líder que titubear em seus valores e princípios frente aos obstáculos, transmite fraqueza aos liderados, e portanto deixa de ser seguido. 

2) Oratória e segurança. Observemos por um momento a classe dos governantes do Brasil. Acho que esse exemplo é o mais adequado para tentar ilustrar uma premissa que descreverei a seguir: o poder de arrastar multidões. Vamos deixar um pouco de lado o conteúdo e as propostas de governo, e focarmos na postura em discursos, campanhas e debates dos candidatos à uma eleição. Gosto de observar o poder de convencimento de cada candidato. É incrível a segurança da maioria deles em discorrer sobre um assunto, ainda que estejam falando uma baita besteira. Mas a lição chave desse exemplo é de que a liderança eficaz nasce dentro do líder, e não fora. Portanto, a premissa básica que qualquer líder deve seguir, é a de que em primeiro lugar ele tem que estar 100% seguro e convencido do rumo a ser tomado. O ímpeto, a segurança e a linguagem corporal se acentuarão em qualquer discurso levando pessoas a prender suas atenções em cada palavra ecoada e a realizarem o que for pedido. A propósito, não é a toa que havia tanta gente estocando comida por acreditarem que o mundo acabaria no dia 21 de Dezembro. 

3) Participação assídua e desenvolvimento de um time. Ao ler um livro recentemente sobre feedbacks, me chamou a atenção a colocação do autor. Disse ele que o feedback é o quarto elemento vital da vida depois de comer, beber e dormir. Nota-se que a palavra vital é muito forte. Mas se pararmos para observar, recebemos feedback desde quando nascemos. Se nossa mãe não nos avisa-se que o fogo queima a mão, poderíamos estar hoje com alguma cicatriz em nossos dedos. Esse feedback tem que ser consistente e periódico. O corretivo, deve ser imediato. Líderes que estão junto dos seus times, os ouvindo e os direcionando, tende a ter melhores resultados. Através de propostas desafiadores personalizadas a cada indivíduo de um time, e o correto direcionamento em prol de um objetivo comum, líderes participativos criam uma maior sinergia coletiva entre os esforços de cada membro. Percebo diariamente equipes carecendo de seus líderes. Líderes presentes apenas fisicamente, ou às vezes nem isso, mas longe de estarem ajudando no desenvolvimento pessoal de cada profissional. 

4) Alinhamento com os objetivos estratégicos. De nada adianta a técnica sem uma correta aplicação da mesma. Saber para onde estar indo não basta. É preciso que o caminho trilhado esteja afinado com a estratégia da empresa. A energia gasta em cada atividade da equipe, deve ser friamente calculada para que todas as munições, ou seja, os talentos pessoais, sejam empregados com sabedoria. A direção é importante, e com ela a priorização de etapas, trará um tom de organização à qualquer departamento. 

5) Resultado. O líder tem que ter resultado. Tem que medir com periodicidade, mas deve atingir resultados traçados. Talvez esse seja o item mais importante, porque no fundo, não interessa muito o “como”. Esses dias, vendo o programa “The Apprentice”, com o empresário Donald Trump, foi passado uma tarefa aos grupos concorrentes de quem arrecadaria mais dinheiro vendendo algum produto similar nas ruas usando bicicletas. Um dos grupos, pensou fora do senso comum, e resolveu ceder o espaço da bicicleta para anúncios além de vender seus produtos! Enquanto outros grupos apenas preocuparam-se em vender seus produtos. O grupo que além de vender produto a produto, também vendeu anúncios, fez 10 vezes mais dinheiro do que os demais. Isso é resultado. Há várias histórias de grandes executivos que possuíam idéias brilhantes, planos modernos e altamente profissionais, porém não conseguiram resultado nenhum. Resultado é o que o executivo Carlos Goshn da Nissan fez, tirou a empresa Japonesa do buraco e hoje é o executivo com o maior salário do mundo. É o “acomplishment” do Steve Jobs em criar uma marca tão forte, sinônimo de qualidade que basta a imagem de uma maçã mordida, sem nada escrito, que você já sabe que ali reside um produto de última geração. Assim, há inúmeros exemplos de sucesso e insucesso no mundo corporativo, mas de uma coisa é certeza. O segundo colocado nunca é lembrado. Ayrton Senna dizia que o segundo colocado é o primeiro perdedor. Portanto, o grande líder executivo de valor, deixará sempre sua marca. Seja com um bom plano, seja pelo carisma ou seja pelos resultados obtidos. Mas serão, os resultados que o colocarão em um nível diferenciado entre pessoas comuns, ou seja, outros bons líderes. Portanto, vale ressaltar que liderança nasce dentro do coração do líder e cativa o meio e as pessoas que o rodeiam. Uma ideia associada à um plano alinhado à estratégia da empresa, dará embasamento no atingimento de resultados e a superação dos objetivos, criando modelos a serem seguidos e marcando em definitivo a era de um líder extraordinário. 

Um abraço,
Paulo Becker.

domingo, 21 de outubro de 2012

Gestão de Reuniões

Há pelo menos uns três anos, tenho estudado sobre modelos de gestão, com o objetivo de estruturar e implantar um novo conceito, com ferramentas, práticas e processos, que possibilitem a perfeita integração entre a gestão estratégica, tática e operacional e permita aos executivos, administrarem seus negócios no curto, médio e longo prazo.

A implantação deste modelo sugere a construção de um ciclo de reuniões formais, que envolve os principais processos de gestão, entre os quais, destacam-se: planejamento estratégico, orçamento de capital, gerenciamento de projetos, gerenciamento de pessoas, análise de resultados, entre outros, com o objetivo de fixar e planejar objetivos; motivar e alinhar esforços; coordenar e controlar atividades; desenvolver e nomear profissionais; acumular e aplicar conhecimentos; reunir e distribuir recursos; construir e cultivar relacionamentos e equilibrar e satisfazer exigências de stakeholders.

No mundo corporativo, muito do trabalho é realizado através de reuniões, de um grupo pequeno ou grande, de áreas multifuncionais ou não, que se reúnem para:

  • Compartilhar informações;
  • Resolver problemas;
  • Planejar projetos;
  • Revisar o desempenho;
  • Tomar decisões;
  • Alinhar interesses.

Porém, muito frequentemente, a experiência de reuniões tem sido algo bem diferente. Ao invés de enxergamos como um investimento de tempo em algo produtivo, geralmente enxergamos como um "mal necessário" na melhor, ou um "desperdício de tempo" na pior das hipóteses. A ironia é que sabemos o que é necessário fazer para ter uma boa reunião, seja presencial ou virtual:

  • Ter um propósito claro;
  • Convocar as pessoas certas;
  • Certificar-se de que há as informações necessárias para as discussões;
  • Distribuir o pré-trabalho com antecedência;
  • Definir uma pauta e cumpri-la;
  • Gerenciar dinâmicas interpessoais;
  • Elaborar uma ata com as decisões tomadas e os próximos passos, após a reunião.

Essas orientações são senso comum, mas repetidamente ignoramos e raramente o fazemos. Por quê? Porque planejamento, execução e acompanhamento, precisam de tempo e disciplina, o que para muitos de nós está em falta.

Eis alguns princípios que queremos compartilhar, frutos de estudos e experiências próprias...


1. Tenha um propósito claro

Avalie se uma reunião é o melhor meio para atingir seu objetivo. Há estudiosos que defendem que as reuniões devem ter, pelo menos um, dos três objetivos: Para alinhar interesses e solicitar a contribuição das pessoas; Para resolver problemas; Para solicitar aprovação e tomar decisões. Se o objetivo for apenas divulgar informações, provavelmente há outros canais de comunicação que são melhores e mais eficientes, como: e-mails, newsletters, intranet, murais de recados, entre outros.

2. Crie uma pauta e distribua o pré-trabalho com antecedência

Depois de definir o propósito da reunião, é indispensável elaborar uma pauta. A pauta é um instrumento importante para atribuir funções (quem deve apresentar e o quê), manter o foco durante a reunião e o compromisso em relação ao tempo (cinco minutos para abertura, dois para apresentação de um novo colaborador, dez minutos para fazer eventuais follow-ups de reuniões anteriores, e assim por diante).

Especialmente quando o objetivo da reunião é resolver um determinado problema ou tomar uma decisão, uma boa prática é fornecer o contexto da situação e as orientações necessárias com antecedência, para que os participantes possam se preparar e dar as contribuições esperadas.

As melhores reuniões são aquelas em que todos participam ativamente. Outro fator crítico de sucesso nesta etapa é elaborar uma pauta realista, com tempo suficiente para discutir confortavelmente cada tema. Uma pauta ambiciosa poderá levar a discussões superficiais sobre temas importantes e uma pauta inacabada, pode conduzir a mais uma reunião.

3. Convide as pessoas certas e o número certo

Quem convidar e porque, dependem de propósito da reunião. Se o objetivo é resolver um problema ou tomar uma decisão, onde a interação é crítica, o número de participantes é algo a ser avaliado. Muitos, podem sufocar a criatividade, poucos podem limitar os avanços ou não atingir o resultado esperado.

Avalie quem poderá contribuir para atingir seu objetivo. Algumas vezes serão necessários conhecimentos específicos, em outras, a diversidade é o ideal. Independente de um ou outro, a prática do “lobbying” pode fazer a reunião ir mais rapidamente.

A título de curiosidade, a palavra “lobbying”, deriva do inglês “lobby”, que é o nome dado às salas de espera, onde segundo estudiosos várias articulações políticas eram realizadas com o intuito de influenciar decisões importantes de acordo com os interesses privados ou de algum grupo. Desconsiderando questões políticas, é uma prática que sempre contribui para evitar surpresas, reduzir riscos e para influenciar os resultados que se espera alcançar. E por último, seja atencioso do tempo de todos. Se um participante é necessário em apenas uma parte da reunião, programe uma partida antecipada ou chegada tardia.

4. Defina regras básicas

Seja uma reunião pontual ou regular, definir algumas regras de “etiqueta”, é fundamental. O mediador, indivíduo que terá o papel de conduzir a reunião, deverá preocupar-se com:

  • Dar voz aos participantes e não permitir interrupções;
  • Definir limites de tempo para as contribuições;
  • Não discutir temas fora da pauta e/ou;
  • Determinar quando e onde temas extras devem ser discutidos;
  • Proibir a utilização de dispositivos móveis, entre outros.

Por mais ultrapassado que possa parecer esse último ponto, frequentemente participamos de reuniões internas ou externas, onde observamos alguns comportamentos disfuncionais e em minha opinião, desrespeitosos. Falta contato visual, enquanto um participante fala, outro “participante” está respondendo e-mails, um terceiro retira-se da sala para atender uma chamada no celular. Não é implicância de minha parte, e adicionalmente, tenho uma notícia ruim aos que pensam que somos plenamente capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo.

“Uma década de pesquisas mostra que o dom das multitarefas – a capacidade de fazer várias coisas simultaneamente, com eficiência e bem-feitas – é um mito. O cérebro não foi projetado para atentar para duas ou três coisas simultâneas. Ele é configurado para reagir a uma coisa de cada vez”, dizem os pesquisadores Stephen Macknik e Sandra Blakeslee.

Foi exatamente dentro deste contexto que proibiram no Brasil, por exemplo, falar ao celular enquanto se dirige. Há pesquisas que defendem que, mesmo usando acessórios que liberam as mãos (como o viva-voz), o motorista está tão incapacitado para dirigir quanto uma pessoa bêbada. Isso porque, enquanto se presta atenção à conversa telefônica, o cérebro meio que “diminui o volume” das áreas visuais.

O mesmo ocorre quando um indivíduo está checando e-mails e outro começa a falar... provavelmente, sem ouvir uma palavra, acaba concordando com tudo. Quando alguém é convocado para uma reunião, teoricamente deve ser porque precisam da sua atenção, consideração e contribuição. Portanto comprometa-se e motive o comprometimento dos outros.

5. Inicie e termine a tempo

Nunca ninguém reclamou (ou deverá reclamar) pelo fato de que uma reunião terminou na hora certa. Gerir cada momento da pauta é extremamente importante e pode ser útil designar um responsável por controlar o tempo. Se o atraso for inevitável, priorizar com o grupo os temas que ainda não foram discutidos ao invés de discutir todos superficialmente. Se o tempo se esgotar no meio de uma discussão particularmente fértil, decida com o grupo por continuar definindo um novo horário de término, ou postergar para uma nova data e horário com o consenso de todos.

6. “Wrap-up

Frequentemente, relegamos essa etapa ou a limitamos a cinco minutos, que nunca é tempo suficiente para revisar com todos, quais foram as principais decisões tomadas e as recomendações (quem deve fazer o quê e por quê). Permitir tempo suficiente para uma revisão significativa é fundamental para garantir o alinhamento com todos.

7. Esclareça as etapas do plano de ação e responsabilidades

O plano de ação é o coração da reunião. Sem um plano para avançar, mesmo as melhores reuniões podem minimizar o entusiasmo inicial e o compromisso à distância. Como um grupo, discutir e acordar as propostas de ações, responsabilidades e prazos bem definidos. Este plano deverá ser mencionado na ata de reunião. Outro fator crítico de sucesso é identificar possíveis problemas ou desafios que possam dificultar o progresso, e discutir quem assumirá a responsabilidade de resolvê-los, e como.

8. Follow-Up

É imprescindível consolidar e registrar em ata, um resumo dos principais pontos discutidos durante a reunião, as decisões tomadas e as ações acordadas, e enviar imediatamente dentro de um ou dois dias para os participantes da reunião e para quem será afetado pelas decisões e/ou ações. A ata pode ser redigida durante a própria reunião e lida à todos os participantes durante o “wrap-up”.

Se você quer que o plano de ação seja cumprido, terá que fazer o follow-up subsequente com os responsáveis e obter um relatório de progresso. Se os prazos estão escorregando, dê apoio e condições para que se cumpra. A chave é manter o ímpeto e compromisso necessário para trazer os resultados.

Felizmente, existem mais orientações e métodos que poderão nos auxiliar a transformar a cultura de reuniões nas organizações. Mas acredito firmemente que, estes oito princípios, bem aplicados já poderão tornar suas reuniões mais fáceis para se preparar, mais agradáveis para executar e mais produtivas, além de diminuir a ansiedade de todos.

Um abraço,
Nayara Fernanda Alves

Fonte: Guide to Making Every Meeting Matter, Harvard Business School, 2011.

segunda-feira, 1 de outubro de 2012

Atitude

"Grandes mentes discutem soluções. Pequenas, discutem problemas.”

Albert Einstein, Thomas Edison, Isaac Newton, Santos Dumont... e mais recentemente Steve Jobs. O penúltimo queria voar e ver o mundo todo sob seus olhos. O último queria ver o mundo inteiro numa telinha de vidro que coubesse em suas mãos.

Em meio à tanta gente, por que apenas alguns se destacam e ficam imortalizados na história? Parece que essas pessoas viviam numa época mais a frente do seu tempo. Venho observando o passado e notando isso. Enxergavam o futuro muito além do normal e a partir daí o construía mudando o rumo da humanidade.

Pare para pensar e observe à sua volta. Tudo que existe, muito antes de “nascer”, foi idealizado na mente de alguém. Alguém imaginou como seria um forno microondas, alguém projetou um computador, uma televisão 3D... o avião.

O ingrediente final que faz uma ideia sair do papel chama-se atitude.

Decidi escrever sobre atitude, porque eu estou ficando doente em ver a passividade de alguns profissionais diante dos problemas de sua responsabilidade. A falta de assumir o posto e tomar uma ação está lenta demais. E aí vamos de problemas simples à complexos: a impressora não vai buscar o papel sozinha quando acaba. O seu e-mail não será respondido automaticamente. O seu funcionário vai embora se não for valorizado. O seu cliente não comprará mais se não estiver satisfeito.

Gente, vamos fazer acontecer! Chega de desculpas!

A atitude vem se tornando um requisito disputado no ambiente corporativo. Hoje, os profissionais que se destacam, são dotados de uma atitude positiva em relação aos problemas do dia a dia. Esse fato deve-se ao bombardeio de informação e a facilidade de acesso ao conhecimento que temos hoje, eliminando a desculpa do “não sei”, antigamente muito usada.    

O conhecimento vem perdendo o seu posto de número 1 dando lugar ao comportamento. Ou seja, o que você faz com o conhecimento vale mais. Pois, a atitude é individual e o conhecimento passou a ser coletivo. O diferencial na era do conhecimento já não está apenas na obtenção do saber, vai muito além da oportunidade do aprendizado. O diferencial está na motivação que leva as pessoas à aplicá-lo em prol das suas causas ou dos objetivos das empresas.

A ambição gera atitude...

Ambição por vencer, por superar e por resolver. Imaginar e decidir pelo resultado, sem que os obstáculos do meio se tornem maiores. É de profissionais assim que grandes empresas sobreviverão. As organizações precisam de flexibilidade e decisões rápidas para adaptar-se à velocidade do mundo, ou melhor ainda, para direcionar uma tendência.

Acompanhava um noticiário da CNN que denunciava o trabalho escravo. Estima-se que há 30 à 40 milhões de pessoas exercendo trabalho escravo hoje em dia no mundo. A África, uma baita produtora de cacau, possui diversas fazendas de cultivo do cacau explorando mão de obra escrava. Isso desencadeou recentemente no facebook uma campanha para deixar-se de consumir chocolate por uma semana. Fico pensando aqui no impacto e na velocidade que uma denúncia na CNN, somado à mais influente rede social de hoje da internet, pode causar na economia. E agora, qual seria a atitude da Hersheys?

Um outro exemplo da poder das redes sociais foi um vídeo recentemente lançado que criticava o atendimento da rede de restaurantes "Spoleto". Diante da repercussão do material publicado no Youtube com mais de 430 mil visualizações em aproximadamente 15 dias, a marca decidiu produzir um segundo vídeo (abaixo) - um continuação direta da cena, onde o "colaborador" é repreendido pelo seus superiores e precisa repensar suas atitudes. Ao final, o Spoleto pede desculpas aos seus clientes e os orienta à reportar qualquer caso semelhante para que possam tomar as devidas ações.


Muito provavelmente, os colaboradores da rede Spoleto, realizavam todos os treinamentos necessários para a função. A diferença entre os que superam as expectativas e os que não, está muito mais baseada na atitude do conhecimento. Faltou motivação e não o saber.

E eis o grande desafio da gestão do conhecimento. Há um grande abismo entre aquele que sabe e o que não sabe. Entretanto, há outro tipo de abismo que existe entre aqueles que sabem e não aplicam o conhecimento. O simples saber não é garantia para agregar valor e gerar resultados em um negócio.

A falta de atitude destrói o saber, invalida e impede que o conhecimento seja ampliado, disseminado e compartilhado; neutraliza a criatividade, o surgimento de ideias e sufoca a inovação.

A atitude põe de lado o passado e o futuro e determina o presente.

A memória está mais volátil. Ninguém lembra muito o que você foi, mas o que você vai fazer agora nesse momento em que precisamos que você levante-se e resolva o problema. 

Condenso abaixo três regrinhas para dar um “boost” nas sua atitude:
  1. Nunca desistir;
  2. Sempre pensar positivo;
  3. Colocar a mão na massa.
Precisamos refletir como anda a nossa atitude.
  • Esperamos o mundo acontecer a nossa volta, ou mudamos nossa condição e determinamos nosso futuro?
  • Qual será a próxima invenção que mudará o rumo da humanidade?
  • Qual será o próximo nome que ficará imortalizado na história? 

Transforme-se!

Um abraço,
Paulo Becker.

domingo, 22 de abril de 2012

Gestão 2.0

O mundo está estruturado em torno de organizações. Sejam instituições públicas ou privadas, políticas ou religiosas, educacionais ou científicas, é o seu desempenho que pode nos proporcionar maior qualidade de vida e a oportunidade de alcançar níveis mais elevados de desenvolvimento humano, econômico e cultural. Por isso, muitos esforços foram concentrados na busca de modelos de gestão que assegurassem o cumprimento dos objetivos organizacionais.

Mas, o que é um Modelo de Gestão?

A palavra modelo tem suas origens no latim modulus e embora conduza a diferentes significados dependendo do contexto, podemos dizer que é algo que serve de referência ou norma em determinada situação.

Segundo Gary Hamel (2007, p.10), a prática de gestão envolve: 

  • Fixar e planejar objetivos;
  • Motivar e alinhar esforços;
  • Coordenar e controlar atividades;
  • Desenvolver e nomear profissionais;
  • Acumular e aplicar conhecimentos;
  • Reunir e distribuir recursos;
  • Construir e cultivar relacionamentos;
  • Equilibrar e satisfazer exigências de stakeholders. 

Portanto, em linguagem simples e sem sofisticação científica, podemos definir “modelo de gestão” como um conjunto de princípios, práticas e processos que determinam como o trabalho gerencial é exercido em uma organização.


A inovação em gestão

A prática de gestão – a capacidade de mobilizar recursos, traçar planos, programar o trabalho e estimular esforços - é fundamental para a realização dos propósitos do homem, seja a missão de acabar com a fome e a miséria, comandar uma indústria, produzir um musical ou organizar uma ação social na comunidade local.

Em todos os níveis, seja estratégico, tático ou operacional, as práticas de gestão são executadas através de processos de gestão, entre os quais, destacam-se: planejamento estratégico, orçamento de capital, gerenciamento de projetos, contratação e promoção, treinamento, desenvolvimento e avaliação de pessoal, comunicação, análise dos resultados dos negócios, entre outros.

Esses processos estabelecem protocolos-padrão e prescrições para as atividades de gestão e propagam ao longo de décadas, as melhores práticas ao transformar experiências bem sucedidas em técnicas e métodos que podem ser aplicados num contexto mais amplo.

Mas falando francamente, as melhores práticas de gestão não são boas o suficiente. A gestão ainda é uma ciência pouco inovadora. A maioria das descobertas fundamentais de “gestão moderna” ocorreu no início do século XX por estudiosos que se preocuparam basicamente, em resolver problemas de eficiência, hierarquia e controle, porém com uma visão limitada do ser humano e dos aspectos sociais, políticos e ambientais envolvidos na gestão organizacional. Embora seja incontestável a importância da contribuição destes teóricos para o desenvolvimento da sociedade atual, seus modelos de gestão, largamente utilizado pela maioria das organizações, estão inadequados à realidade atual dos negócios.

Essas novas realidades exigem novos recursos gerenciais e empresariais. Para prosperar em um mundo progressivamente inovador, as empresas terão de ser tão estrategicamente adaptáveis como são operacionalmente eficientes (HAMEL, 2007, p.10).

Pense no avanço revolucionário do conhecimento, das tecnologias e produtos.

Segundo um artigo da Revista DOM, da Fundação Dom Cabral, perto de 31 bilhões de pesquisas são feitas no Google; o idioma inglês tem hoje 5 vezes mais palavras que nos tempos de Shakespeare; apenas uma semana de conteúdo jornalístico do New York Times, supera o conhecimento que um cidadão normal do século 18 poderia aprender em toda a sua vida; o rádio levou 38 anos para alcançar 50 milhões de usuários, a TV 13 anos, a Internet 4 anos, o iPod 3 e o Facebook apenas2 anos. (MARLIER, 2010, p.93).

Agora, pense em alguma mudança notável que obteve um impacto semelhante no mundo dos negócios, na forma como as grandes organizações são administradas. Difícil, não?

A gestão está ultrapassada e os desafios impostos pelo século XXI estão expondo as limitações de um modelo que não conseguiu acompanhar os tempos. Num mundo que muda de forma cada vez mais acelerada, a inovação é a única segurança contra a irrelevância e dado seu importante papel na criação do futuro, não pode mais ser vista como um trabalho de especialistas.

 
Se acreditamos que a inovação é uma maneira de obter resultados superiores aos da concorrência no longo prazo, é impossível dar-se por satisfeito com um modelo de gestão no qual a mentalidade criativa fica cerceada em guetos de inovação ou se resume a ocasionais atos heróicos. A inovação é importante demais para ser uma função, departamento, iniciativa eventual ou ato excepcional (GIBSON e SKARZYNSKI, 2008).

Embora a inovação possa ser de vários tipos, são as inovações em gestão que tem maior potencial para agregar valor e produzir vantagens mais duradouras. Avanços fundamentais em gestão normalmente provocam mudanças significativas na posição competitiva das organizações, porque elas desafiam paradigmas, são sistêmicas e abrangem um grande número de práticas e processos.

As organizações que mudam para se adaptarem às novas realidades impostas pelo rumo que o planeta vai tomando a cada dia, estão dando um passo importante para não se estagnarem e falecerem. Acontece que uma adaptação tem uma conotação reativa. Já uma inovação em gestão automaticamente eleva a organização à um patamar exclusivo e pioneiro, passando a liderar uma legião de seguidores em condição de segundos colocados.

Quando se trata de inovação em gestão, quanto mais anticonvencional for o princípio básico, mais tempo os concorrentes levarão para reagir [...] a inovação em gestão possui uma capacidade inigualável de criar vantagens difíceis de copiar (HAMEL, 2007, p.26 e 30).

Eis uma das razões deste blog. Enquanto sonhadores e executores, acreditamos que desenvolver uma capacidade profunda e sistêmica para a inovação e torná-la responsabilidade de todos, não é apenas um desafio, é um imperativo para o sucesso de qualquer organização, pois quando elas não são tão eficazes quanto poderiam ou deveriam ser, todos nós, direta ou indiretamente, sofremos as consequências.

E queremos fazer algo a respeito.